實現(xiàn)智能檔案的方法有很多。智能檔案館的完整布局包括檔案室、陳列室、整理除塵室和借閱室等11種空間布局。那么問題來了。管理和控制整個智能檔案應(yīng)該依靠什么？它依靠一套智能文件管理中央控制系統(tǒng)，智能控制的主體是智能文件柜。圍繞智能文件柜的一系列智能控制系統(tǒng)，包括環(huán)境控制、射頻識別系統(tǒng)、安全和數(shù)字處理文件管理平臺，與整個智能檔案的管理密切相關(guān)。
實現(xiàn)智能檔案館智能化功能的基礎(chǔ)是安裝智能文件柜，哪種智能文件柜使用方便成為困擾大家的問題。選擇買哪個智能文件柜差別很大，至少在自動化功能的實現(xiàn)上。
智能檔案柜的好東西:智能檔案柜。
智能檔案柜是實現(xiàn)智能檔案室必不可少的基礎(chǔ)檔案設(shè)備。在合理利用承重文件柜原有空間的基礎(chǔ)上，提高空間利用率，使檔案管理更加方便。智能文件柜通過電腦、觸摸屏、iPad等五種操作模式建立，實現(xiàn)文件柜的遠程操作和文件查詢。智能文件柜配有文件管理軟件，支持與原文件管理軟件端口對接，實現(xiàn)統(tǒng)一控制。想要做好檔案的存儲、保護和管理，才能真正實現(xiàn)檔案的智能化操作，安裝智能化文件柜是必不可少的。
智能檔案室的好東西2:空氣質(zhì)量監(jiān)測系統(tǒng)。
看不見的污染會帶來看得見的損害，甲醛、PM2.5、二氧化碳濃度等空氣污染會給檔案和檔案管理人員帶來不可逆轉(zhuǎn)的損害。長期存放在大量檔案中的揮發(fā)性氣體總是有一絲神秘。空氣質(zhì)量監(jiān)測系統(tǒng)可以實時監(jiān)測檔案庫房的環(huán)境。如果發(fā)現(xiàn)環(huán)境空氣質(zhì)量超出范圍，將立即在檔案中對值班人員進行警告，提出建議和措施，并自動控制空調(diào)設(shè)備，確保環(huán)境達標。
智能檔案館的好東西:智能安全系統(tǒng)。
智能安全系統(tǒng)是智能文件柜、智能檔案管理和人類安全保護的捍衛(wèi)者。智能安防系統(tǒng)通過人臉識別門禁控制和人員進出檔案的有序系統(tǒng)管理，達到提高檔案和人員管理水平的目的。七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)實時監(jiān)測檔案火災(zāi)。監(jiān)控聯(lián)動系統(tǒng)掌握檔案室機械、設(shè)備、檔案、人員流動的實際情況。除了獨立的智能安防系統(tǒng)，智能文件柜還可以監(jiān)控文件柜架內(nèi)定位人員的情況，保護人員安全。
哪種智能文件柜好用？智能檔案室所有的好東西都集中在檔案管理和智能文件柜上。建設(shè)智能檔案館和使用智能檔案管理設(shè)備是保護和管理檔案的基礎(chǔ)。
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